В помощь начинающему кадровику

Кадровик — специалист по кадрам, основной обязанностью которого является помощь руководителю компании в обработке данных о других сотрудниках. Прием, кадровые перемещения, увольнения, направление в командировку — все это не может осуществляться без участия работника из отдела кадров. Да и отчетные документы по командировке готовятся сегодня, как правило, быстро и срочно, так что с этим проблем возникнуть не должно. Это — то, что лежит на поверхности. Каков же настоящий круг обязанностей такого человека?

Что он делает

Он «ведет» каждого сотрудника от собеседования и до увольнения (иногда — до поступления на новую работу). В этот процесс входит:

поиск новых работников, организация собеседования;

направление на медицинский осмотр или предварительные обучающие курсы (если требуется);

сбор необходимых документов (копия паспорта нового работника и т. п.), заведение личного дела, карточки;

собственно прием на работу, ознакомление человека с локальными актами организации (должностными обязанностями, коллективным договором, правилами внутреннего распорядка, информирование о противодействии коррупции и т. п.), заключение договоров — трудового и материальной ответственности;

организация поступления информации о новом сотруднике в бухгалтерию (в частности, размер оклада, утвержденные надбавки, потребность в оформлении дебетовой карты и т. п.);

отслеживание сроков отпуска, необходимого повышения квалификации или проведения аттестации, соблюдение пунктов трудового договора и внутренних правил компании, должностных инструкций (в случае нарушения организуется работа по составлению необходимых актов, наложению взысканий);

подготовка отчетов для руководителя, составление штатного расписания и т. п. - с включением в списки нового работника;

сбор заявлений — на отпуск, на перевод, на увольнение с соблюдением сроков, указанных в Трудовом кодексе;

увольнение сотрудника с соблюдением норм трудового законодательства.

Конечно, обязанностей у кадрового специалиста гораздо больше, и в каждой компании их набор немного варьируется.

Отчетность

Форму внутренней отчетности определяет руководитель организации. Как правило, главные отчеты — это:

1. штатная расстановка на конкретную дату;

2. движение кадров;

3. статистические данные о сотрудниках.

А перед кем же еще отчитывается специалист по кадрам?

1. Центр занятости: за не сообщение об имеющихся вакансиях предусмотрена ответственность. Информацию доводят до ЦЗН хотя бы раз в месяц — до 28-30 числа.

2. Военно-учетный стол. При поступлении на работу любого мужчины, медицинского сотрудника (женского или мужского пола) следует сообщить об этом в военно-учетный стол по месту регистрации нового коллеги — не позднее 2 недель после этого события. Если военного билета нет, этот факт следует обязательно довести до сведения сотрудников из ВКСО. Раз в в год сдаются списки всех работников, находящихся в запасе и призывников - на сверку (до 1 декабря), плюс учетная карточка организации (форма №18). Если в компании ведется бронирование, отчетность более строгая и обширная.

3. Пенсионный фонд. Отчет создается совместно с бухгалтерией (РСВ) раз в квартал — 15 января, апреля, июля, октября. Кадровик отвечает за правильность указания стажей работы в данном документе. В ПФР также сообщаются сведения стаже уходящих на пенсию работников (форма АДВ), делаются заявки на замену СНИЛС — при изменении персональных данных (фамилии, даты рождения и т. п.).

Если есть головная организация, придется отчитываться и перед ней — по изменениям в штатной расстановке, о вакансиях, об укомплектованности кадрами, об образовании и т. п.

Ответственность

Кадровый специалист несет ответственность за правильность и своевременность заполнения трудовых книжек и личных дел, их сохранность. Есть и негласная ответственность за своевременность сообщения данных в бухгалтерию — например, об изменении оклада сотрудника.

Сотрудник отдела кадров имеет доступ к персональным данным коллег — поэтому на него возлагается ответственность за неразглашение этой информации (вплоть до уголовной).

Материальной ответственности кадровик не несет — или несет частичную, по договоренности с руководителем компании (например, за вверенные ему ценности — печать, канцтовары и т. п.).

В помощь при поступлении на работу

В этом случае кадровик должен взять у человека:

копию паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании, военного билета, пенсионного удостоверения, свидетельства (о рождении детей, заключении брака и т. п.);

документы об инвалидности (если имеются);

фотографии — в личное дело;

заполненную анкету (данные необходимы для подачи различных сведений);

медицинское заключение о здоровье;

справку об отсутствии судимости (если предполагается работа в педагогической сфере);

согласие на обработку персональных данных.

Инструктаж по технике безопасности является обязательным, поэтому кадровик выписывает контрольный лист инструктажа на нового работника и сразу передает его ответственным за процесс лицам.

Участие в проектах

Кадровик участвует в создании:

коллективного договора и приложений к нему (правила внутреннего трудового распорядка, о материальном стимулировании, форма договора с работниками, списки должностей с указанием необходимых статей для медицинского осмотра);

положения о защите персональных данных;

положения о неразглашения коммерческой тайны;

должностных инструкций (если нет другого ответственного за охрану труда лица).

Кадровик ведет документы:

личные дела;

личные карточки (отдельно — граждан, состоящих на военном учете);

трудовые книжки;

журналы регистрации:

трудовых книжек и вкладышей к ним;

трудовых договоров;

личных дел;

листков нетрудоспособности;

личных карточек;

входящей и исходящей корреспонденции отдела кадров;

приказов по отделу кадров;

табели.

Не стоит расценивать работу кадровика как человека, который занимается только оформлением бумаг. В его обязанности часто входит проведение мониторинга удовлетворенности условиями работы других сотрудников, проведение собеседований с психологической оценкой кандидатов, информирование о предстоящих событиях (днях рождения и т. п.) и многое другое. Специалисту отдела кадров полагается уметь лавировать между нормами права, желаниями своего руководства и других работников организации, знать правила проведения различных проверок.

Если по результатам таких проверок кадровик не получает замечаний, руководитель и подчиненные находят компромиссы в сфере трудовых отношений, отлажен механизм взаимодействия с бухгалтерией — то такого человека можно действительно назвать хорошим кадровиком.